Audit-proof archiving & retention — found from sitemap — DocuWare

Cited by

Facts read from this source

• Free trial Report an error

  “Vereinbaren Sie eine unverbindliche Demo und testen Sie danach unser Dokumentenmanagement 30 Tage lang kostenlos.”

• Retention 10 years Report an error

  “10 Jahre Aufbewahrungsfrist: Bücher und Aufzeichnungen Inventare Eröffnungsbilanzen Jahresabschlüsse Lageberichte”

• Retention 8 years Report an error

  “Die Frist für Buchungsbelege wie Rechnungen oder Kostenbelege hat sich seit Januar 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt.”

• Retention 6 years Report an error

  “6 Jahre Aufbewahrungsfrist: Alle ein- und ausgehenden Handels- und Geschäftsbriefe”

• Retention working time Report an error

  “Arbeitszeitnachweise: Gemäß dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) besteht eine zweijährige Aufbewahrungspflicht.”

• Gobd booking deadline Report an error

  “Vom Eingang des Dokuments bis zur eindeutigen Buchung und Archivierung dürfen nicht mehr als zehn Tage verstreichen. Bareinnahmen sowie Kassensysteme unterliegen gar einer täglichen Buchungsfrist.”

• Gobd machine readable formats Report an error

  “auf strukturierte Daten in einem auswertbaren Format (wie z. B. CSV, XML oder DATEV-Formate) zuzugreifen”

• Encryption standard Report an error

  “Alle Dokumente sollten mit einer (AES) 256-Bit-SSL-Verschlüsselung kodiert werden.”

• Https transport Report an error

  “Das HTTPS-Protokoll soll den Informationsfluss zwischen Webkomponenten verschlüsseln. Dieses Protokoll bietet eine zusätzliche Sicherheitsstufe (TLS/SSL) über dem HTTP-Protokoll.”

• Redundancy levels Report an error

  “Sie sollten immer mindestens zwei Ebenen der Speicherredundanz einsetzen, um die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten für den Fall, dass ein System ausfällt. Für einen zusätzlichen Schutz vor Naturkatastrophen empfiehlt sich sogar das Hinzufügen einer dritten Redundanz.”

• Data residency recommendation Report an error

  “Daher müssen Archivierungssysteme Daten und Backups innerhalb der Landesgrenzen halten, in denen die entsprechenden Kundeninformationen gesetzlich geschützt sind.”

• Data separation Report an error

  “Ein DMS wie beispielsweise von DocuWare kann die Kundendaten nicht einsehen, so dass alle Kundeninformationen privat bleiben.”

• E signature types Report an error

  “Je nach Sicherheitsniveau und Beweiskraft wird nach drei Arten unterschieden: Einfache elektronische Signatur: beispielsweise eine eingescannte Unterschrift unter einem Dokument oder ein getippter Name unter einer E-Mail Fortgeschrittene elektronische Signatur: Verschlüsselung und eindeutige Zuordnung des Unterzeichnenden für erhöhte Rechtssicherheit Qualifizierte elektronische Signatur: Vollwertiger Ersatz einer handschriftlichen Unterschrift bei Schriftformerfordernis. Verschlüsselung, eindeutige Zuordnung und Identitätsprüfung des Unterzeichnenden.”

• Version management Report an error

  “Dokumente können in der Regel gleichzeitig bearbeitet werden. Falls das in einem Fall nicht möglich ist, lässt sich das Dokument während der Bearbeitung auch für andere User sperren.”

• Retention management workflows Report an error

  “Diese Systeme stellen Workflow-Tools zur Verfügung, mit denen sich alltägliche und wiederkehrende Aufgaben automatisieren und digitalisieren lassen – natürlich unter Einhaltung der gesetzlichen Regelungen zum Schutz oder zur Vernichtung von Dokumenten zu festgelegten Zeitpunkten.”

• Idp capabilities Report an error

  “IDP trennt den Stapelscan in die einzelnen Dokumente (Splitting). Auf Grundlage des Inhalts, der Eigenschaften oder Merkmale werden die einzelnen Dokumente verschiedenen Kategorien zugeordnet (Klassifizierung). Relevante Daten werden je nach Dokumentenkategorie aus den einzelnen Dokumenten ausgelesen (Extraktion)”

• File formats Report an error

  “Speichern und archivieren Sie gescannte Dokumente, Bilder (JPEG und PNG), PDFs, E-Mails, alle Microsoft Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint) und vieles mehr.”

• Data centers Report an error

  “Nutzen Sie dedizierte Rechenzentren in der EU und den USA. Diese verfügen über dreifache Datenspiegelung sowie redundante Datenspeicherung an einem externen Standort in derselben Region.”

• Audit trail export Report an error

  “Der Verlauf sollte direkt im System einsehbar und in einem gängigen Dateiformat leicht zu exportieren sein.”

• Compliance frameworks Report an error

  “Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) steht für eine Reihe von Regeln und Standards der Europäischen Union zum Schutz personenbezogener Daten. Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) sorgt für den Schutz der medizinischen Daten von Patienten und Patientinnen.”

• Docuware certifications Report an error

  “Mehr zur Compliance und den Zertifizierungen von DocuWare erfahren Sie hier.”

• Reference datev careman integration Report an error

  “Sowohl in DATEV als auch in CareMan ist DocuWare integriert. Daraus werden heute sämtliche Ausgangsrechnungen automatisch im zentralen Dokumenten-Pool revisionssicher archiviert und auf Knopfdruck verfügbar gemacht.”

• Reference varial integration Report an error

  “Für die DMS-Einführung bei BMK wurden zunächst alle erforderlichen Workflows erstellt und das Finanzbuchhaltungssystem Varial integriert.”

• Cloud offering Report an error

  “Da DocuWare den kompletten Funktionsumfang der Lösung standardmäßig in der Cloud anbietet, wurde die Software gegenüber den anderen Wettbewerbsprodukten vorgezogen.”

• Full text search Report an error

  “Ist Ihr Digitalisierungsprojekt abgeschlossen, sind alle Dokumente und Informationen leicht zugänglich: mit Volltextsuche nach Inhalten, Zugriff aus dem Homeoffice und ohne Medienbruch zwischen alten Papierdokumenten und neueren, digitalen Dokumenten.”

• Paper destruction after scan Report an error

  “Der Gesetzgeber erlaubt gemäß §§ 239 Abs. 4 und 257 Abs. 3 HGB sowie § 147 Abs. 2 AO grundsätzlich die Vernichtung von Papieroriginalen, sofern diese zuvor eingescannt und einem digitalen Archiv zugeführt wurden.”

• Foreign archive notification Report an error

  “Betreiben Sie Ihr digitales Archiv im Ausland, obwohl Ihr Unternehmen seinen Sitz in Deutschland hat, müssen Sie Ihr zuständiges deutsches Finanzamt entsprechend informieren.”

• E invoice original retention Report an error

  “So müssen beispielsweise elektronische Rechnungen im Original aufbewahrt werden. Es reicht also nicht aus, diese auszudrucken und physisch aufzubewahren.”

• Solution areas Report an error

  “Rechnungsbearbeitung Digitalisieren Sie jede Rechnung mit intelligenter Indexierung, um sie sicher zu archivieren und sofort abzurufen. Nutzen Sie vorkonfigurierte Workflows für eine direkte oder mehrstufige Freigabe”

• Personal management Report an error

  “Organisieren, sichern und bündeln Sie sämtliche Mitarbeiterunterlagen und rufen Sie wichtige Informationen innerhalb von Sekunden ab. Auch Ihre HR-Prozesse können Sie mit DocuWare signifikant verbessern: Vom Recruiting bis zum Talent Management.”

• Sales marketing Report an error

  “Vom ersten Kundenkontakt bis zu den Vertragsverhandlungen haben sie dank des zentralen Cloud-basierten Systems von überall alle relevanten Materialien und Informationen sofort zur Hand. Ein klares Vertragsmanagement sorgt darüber hinaus für Sicherheit.”

1 fact read from this page is not shown because it could not be confirmed on the page as captured.

Scores citing this record

• The Data Protection Officer Capture, OCR & indexing
• The Data Protection Officer Versioning, permissions & audit trail
• The Data Protection Officer Audit-proof archiving & retention
• The Data Protection Officer Document workflows & integrations
• The Data Protection Officer Search, retrieval & exit
• The Data Protection Officer European sovereignty
• The Data Protection Officer Capture, OCR & indexing
• The Data Protection Officer Versioning, permissions & audit trail
• The Data Protection Officer Audit-proof archiving & retention
• The Data Protection Officer Document workflows & integrations
• The Data Protection Officer Search, retrieval & exit
• The Data Protection Officer European sovereignty
• The Data Protection Officer Pricing transparency
• The IT Integrator Capture, OCR & indexing
• The IT Integrator Versioning, permissions & audit trail
• The IT Integrator Audit-proof archiving & retention
• The IT Integrator Document workflows & integrations
• The IT Integrator Search, retrieval & exit
• The IT Integrator European sovereignty
• The IT Integrator Capture, OCR & indexing
• The IT Integrator Versioning, permissions & audit trail
• The IT Integrator Audit-proof archiving & retention
• The IT Integrator Document workflows & integrations
• The IT Integrator Search, retrieval & exit
• The IT Integrator European sovereignty
• The IT Integrator Pricing transparency
• The Records Manager Versioning, permissions & audit trail
• The Records Manager Audit-proof archiving & retention
• The Records Manager Document workflows & integrations
• The Records Manager Search, retrieval & exit
• The Records Manager European sovereignty
• The Records Manager Pricing transparency
• The Records Manager Capture, OCR & indexing
• The Records Manager Versioning, permissions & audit trail
• The Records Manager Audit-proof archiving & retention
• The Records Manager Document workflows & integrations
• The Records Manager Search, retrieval & exit
• The Records Manager European sovereignty
• The Records Manager Pricing transparency
• The Skeptic Capture, OCR & indexing
• The Skeptic Versioning, permissions & audit trail
• The Skeptic Audit-proof archiving & retention
• The Skeptic Document workflows & integrations
• The Skeptic Search, retrieval & exit
• The Skeptic European sovereignty
• The Skeptic Pricing transparency
• The Skeptic Capture, OCR & indexing
• The Skeptic Versioning, permissions & audit trail
• The Skeptic Audit-proof archiving & retention
• The Skeptic Document workflows & integrations
• The Skeptic Search, retrieval & exit
• The Skeptic European sovereignty
• The Skeptic Pricing transparency
• The Mittelstand Owner Versioning, permissions & audit trail
• The Mittelstand Owner Audit-proof archiving & retention
• The Mittelstand Owner Document workflows & integrations
• The Mittelstand Owner Search, retrieval & exit
• The Mittelstand Owner European sovereignty
• The Mittelstand Owner Pricing transparency
• The Mittelstand Owner Versioning, permissions & audit trail
• The Mittelstand Owner Audit-proof archiving & retention
• The Mittelstand Owner Document workflows & integrations
• The Mittelstand Owner Search, retrieval & exit
• The Mittelstand Owner European sovereignty
• The Mittelstand Owner Pricing transparency
• The GoBD Auditor Capture, OCR & indexing
• The GoBD Auditor Versioning, permissions & audit trail
• The GoBD Auditor Audit-proof archiving & retention
• The GoBD Auditor Document workflows & integrations
• The GoBD Auditor Search, retrieval & exit
• The GoBD Auditor European sovereignty
• The GoBD Auditor Capture, OCR & indexing
• The GoBD Auditor Versioning, permissions & audit trail
• The GoBD Auditor Audit-proof archiving & retention
• The GoBD Auditor Document workflows & integrations
• The GoBD Auditor Search, retrieval & exit
• The GoBD Auditor European sovereignty
• The GoBD Auditor Pricing transparency