Audit-proof archiving & retention — found from sitemap — PaperOffice

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Facts read from this source

• Worm lock Report an error

  “Festgeschriebene Dokumente stehen unter WORM-Schutz, der bis zum Fristende bestehen bleibt.”

• Sha256 per version Report an error

  “Jede Version bekommt eine SHA-256-Prüfsumme, eine neue Fassung entsteht als neue Version.”

• Retention by document type Report an error

  “Zu jedem Typ gehören Aufbewahrungsdauer und Rechtsgrundlage, den Fristbeginn wählen Sie beim Festschreiben.”

• Retention periods german law Report an error

  “Buchungsbelege 8 Jahre Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege Abschlüsse 10 Jahre Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse Handelsbriefe 6 Jahre Angebote, Auftragsbestätigungen, Schriftverkehr”

• Legal hold Report an error

  “Ein Legal Hold sperrt Dokumente über das Fristende hinaus. Solange er aktiv ist, wird nichts gelöscht.”

• Manual deletion only Report an error

  “Gelöscht wird nur von Hand, ein Legal Hold sperrt auch das.”

• Ingest channels Report an error

  “Dokumente kommen per Upload, Scanner-Eingang, überwachtem Ordner oder REST-API.”

• Webhook ingest Report an error

  “Ihr Fachsystem weckt per Webhook einen Connector, der neue Dateien aus dem überwachten Ordner holt.”

• Rest API archiving Report an error

  “Dokumente archivieren und Fristen setzen aus Ihrer Anwendung.”

• Mcp access Report an error

  “Claude, ChatGPT und Cursor fragen den Archivbestand direkt ab.”

• Export for audit Report an error

  “Metadaten ausgewählter Dokumente gehen als Excel, CSV, JSON oder PDF hinaus, auf Wunsch samt Originaldateien und OCR-Text.”

• Own storage option Report an error

  “Das Archiv liegt in PaperOffice oder per SFTP auf Ihrem NAS oder Server. S3 und WebDAV binden Sie als Quelle für Import oder Index an.”

• Audit log Report an error

  “Bei revisionssicheren Dokumenten stehen Änderungen mit Zeitpunkt und Person im Audit-Verlauf.”

• Retention display Report an error

  “Jedes revisionssichere Dokument zeigt Aufbewahrungsende, verbleibende Tage und Rechtsgrundlage”

• Classification suggests rules Report an error

  “Die Klassifikation bestimmt Dokumenttyp, Absender und Richtung und schlägt die passende Aufbewahrungsregel vor.”

• Modules reused Report an error

  “Die Archivierung nutzt dieselben Module wie die tägliche Ablage. Es gibt kein zweites System, das gepflegt werden müsste.”

• Modules used Report an error

  “AI-DMS Das AI-DMS hält Dokumente, Versionen und Metadaten und ist die Grundlage der Ablage. Klassifizierung Die Klassifikation erkennt Typ, Richtung und Absender und schlägt daraus Speicherpfade und Aufbewahrungsdauer vor. Audit-Center Das Audit-Center zeigt KI-Prüfbefunde mit Schweregrad und den Änderungsverlauf revisionssicherer Dokumente. Eigene Speicher Storage Mounts binden NAS, Server und Cloud-Speicher an, wenn die Dateien bei Ihnen bleiben sollen. Workspaces Workspaces trennen Mandanten, Abteilungen und Projekte samt Rechten und Sicherheitsstufe. Intelligente Suche Die intelligente Suche findet archivierte Dokumente über Inhalt, nicht über den Dateinamen.”

• EU datacenter Report an error

  “Verarbeitung und Ablage im eigenen EU-Rechenzentrum, keine US-Cloud.”

• Encryption Report an error

  “AES-256 im Speicher, TLS 1.3 in der Übertragung.”

• GDPR Report an error

  “DSGVO”

• HIPAA Report an error

  “HIPAA-ready”

• Gobd statement Report an error

  “Die GoBD verlangt unter anderem Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und geordnete Aufbewahrung. PaperOffice liefert dafür Versionen, Prüfsummen, Protokoll und Fristen.”

• Importer Report an error

  “Bestehende Archive lassen sich über überwachte Ordner auf Storage Mounts, den Data Importer (SFTP, S3, WebDAV, ZIP) oder die REST-API übernehmen.”

• Retention event logged Report an error

  “Nach dem Fristende hebt das System die WORM-Sperre auf, das Dokument lässt sich wieder löschen. Gelöscht wird nur von Hand, und das Fristende bleibt als Ereignis im Verlauf des Dokuments.”

• Audit user restriction Report an error

  “Für die Prüfung legen Sie einen Nutzer an, der nur einen Workspace lesen darf.”

• Self hosted files Report an error

  “Soll der Bestand bei Ihnen liegen, speichert PaperOffice die Dateien per SFTP auf Ihrem NAS oder Server; Index und Metadaten liegen im Rechenzentrum.”

• Contracting entity Report an error

  “Vertragspartner für alle PaperOffice-Services weltweit ist PAPEROFFICE ENTERPRISE OPERATIONS, S.L.U., Pamplona, Spanien.”

• Tools retention calculator Report an error

  “Aufbewahrungsfristen-Rechner Aufbewahrungsfristen und Vernichtungsdatum berechnen.”

• Web app access Report an error

  “Bestand, Versionen, Fristen und Protokoll im Browser einsehen.”

• Oem qnap Report an error

  “SEIT 2019 Alleiniger offizieller DMS-Partner für QNAP: Classic-App, AI BYOS.”

• Oem asustor Report an error

  “SEIT 2024 Alleiniger offizieller DMS-Partner für ASUSTOR: Classic-App, AI BYOS.”

• API all plans Report an error

  “Volle API in jedem Plan, abgerechnet in Credits. Der Key wird in der App erzeugt (nach Telefon-Verifizierung); llms.txt beschreibt die API.”

• Trial Report an error

  “Jetzt live testen So funktioniert es Keine Kreditkarte”

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Scores citing this record

• The Data Protection Officer Audit-proof archiving & retention
• The Data Protection Officer Search, retrieval & exit
• The IT Integrator Capture, OCR & indexing
• The IT Integrator Versioning, permissions & audit trail
• The IT Integrator Audit-proof archiving & retention
• The IT Integrator Search, retrieval & exit
• The IT Integrator European sovereignty
• The IT Integrator Pricing transparency
• The Records Manager Versioning, permissions & audit trail
• The Records Manager Audit-proof archiving & retention
• The Records Manager Search, retrieval & exit
• The Records Manager European sovereignty
• The Skeptic Versioning, permissions & audit trail
• The Skeptic Audit-proof archiving & retention
• The Skeptic Search, retrieval & exit
• The Mittelstand Owner Audit-proof archiving & retention
• The Mittelstand Owner Search, retrieval & exit
• The GoBD Auditor Versioning, permissions & audit trail
• The GoBD Auditor Audit-proof archiving & retention
• The GoBD Auditor Search, retrieval & exit